食品を扱う小売業や飲食業において、賞味期限管理は日々の業務で欠かせない重要な業務です。しかし、商品数が多くなるほど管理が複雑になり、チェック作業に多くの時間を取られてしまうという課題を抱えている事業者も少なくありません。適切な賞味期限管理ができていないと、食品ロスの増加や顧客からの信頼低下につながる恐れもあります。

本記事では、賞味期限管理の基本的な考え方から、効率的な管理方法、専用アプリやシステムを導入するメリット、さらには自社に最適なツールを選ぶポイントまで詳しく解説します。賞味期限管理の課題を解決し、業務効率化を実現したい方はぜひ参考にしてください。

賞味期限管理とは?

賞味期限管理とは、店舗や倉庫に保管されている食品や商品の賞味期限を把握し、適切なタイミングで販売や値引き、廃棄を行うための管理業務です。食品を扱う事業者にとって、管理業務は顧客の安全を守り、事業の信頼性を維持するために不可欠な取り組みとなっています。

賞味期限管理では、商品の入荷時に期限を記録し、販売期限が近づいた商品を優先的に陳列する先入れ先出しの原則に基づいた運用が基本となります。また、期限が迫った商品については値引き販売を行うことで、食品ロスを削減しながら売上を確保することも重要です。

適切な賞味期限管理を行うことで、期限切れ商品の販売による顧客トラブルを防ぎ、廃棄コストの削減にもつながります。さらに、在庫状況を正確に把握できるため、発注業務の精度も向上し、過剰在庫や欠品といった問題の解決にも貢献します。

賞味期限管理は、食品を扱う事業者にとって経営効率を高めるための重要な業務といえるでしょう。

賞味期限管理の方法5選

賞味期限管理にはさまざまな方法があり、事業規模や商品数、予算などに応じて最適な手法を選ぶことが大切です。ここでは、代表的な賞味期限管理の方法を5つご紹介します。

• 専用のアプリやシステムを使う
• 表計算ソフトで一覧表を作成する
• 商品に色分けシールを貼って管理する
• 紙の台帳に記録して管理する
• 目視で直接確認する

それぞれの方法には特徴があり、メリットとデメリットが存在します。自社の状況に合わせて、効率的で継続しやすい方法を選びましょう。

専用のアプリやシステムを使う

賞味期限管理の効率化を図るなら、専用のアプリやシステムの導入が最も効果的な方法です。これらのツールは、商品のバーコードを読み取るだけで自動的に賞味期限を記録し、期限が近づいた商品を通知してくれる機能を備えています。

専用システムの大きな強みは、膨大な商品数でも正確かつスピーディーに管理できる点にあります。手作業による入力ミスや確認漏れを防ぎ、アラート機能によって期限切れ商品の販売リスクを最小限に抑えることができます。また、クラウド型のシステムであれば、複数店舗の在庫状況をリアルタイムで把握することも可能です。

さらに、蓄積されたデータを分析することで、商品ごとの廃棄率や回転率を可視化し、発注量の最適化にも活用できます。初期投資は必要になりますが、長期的に見れば人件費削減や食品ロス削減による大きなコスト削減効果が期待できるため、事業規模が大きい企業や複数店舗を展開している事業者には特におすすめの方法です。

表計算ソフトで一覧表を作成する

表計算ソフトを使った賞味期限管理は、比較的低コストで始められる方法として多くの事業者に選ばれています。商品名、入荷日、賞味期限、在庫数などの情報を表形式で整理し、期限順に並べ替えることで優先的に販売すべき商品を把握できます。

表計算ソフトのメリットは、特別なシステムを導入せずに既存のソフトウェアで管理を始められる点です。表計算ソフトには条件付き書式設定機能があり、期限が近づいた商品の行を自動で色分けすることも可能です。また、数式を活用すれば残り日数の自動計算もでき、視覚的に管理しやすくなります。

ただし、商品数が増えるとデータ入力の手間が大きくなり、入力ミスのリスクも高まります。複数のスタッフが同時に編集する場合には、データの整合性を保つための運用ルールを明確にする必要があるでしょう。小規模店舗や取り扱い商品が限定的な事業者にとっては、手軽に始められる実用的な管理方法といえます。

商品に色分けシールを貼って管理する

色分けシールを活用した賞味期限管理は、視覚的に分かりやすく、現場スタッフ全員が直感的に理解できる方法です。入荷時期や賞味期限の期間ごとに異なる色のシールを商品に貼り付けることで、どの商品を優先的に販売すべきかを一目で判断できます。

色分けシールは特にバックヤードや倉庫での在庫管理において有効で、スタッフ間での情報共有がスムーズになります。たとえば、赤色のシールは期限が近い商品、黄色は中程度、青色は新しい商品といったルールを設定することで、誰でも迷わず先入れ先出しを実践できるでしょう。

導入コストが低く、特別な機器や研修も不要なため、すぐに始められる手軽さも魅力です。ただし、シールの貼り付け作業には一定の時間がかかり、商品数が多い場合は作業負担が大きくなります。また、シールが剥がれたり汚れたりすると管理精度が下がるため、定期的な確認と貼り直しが必要です。小規模店舗や商品の入れ替わりが比較的少ない事業者に適した方法といえます。

紙の台帳に記録して管理する

紙の台帳を使った賞味期限管理は、昔ながらの方法ですが、今でも一部の事業者で活用されています。商品名、入荷日、賞味期限、数量などを台帳に手書きで記録し、定期的に確認しながら在庫状況を把握します。

紙の利点としては、デジタル機器やインターネット環境が不要で、停電時でも確認できることです。また、記録を残すことで後から振り返りができ、トラブル発生時の証拠資料としても活用できます。導入コストがほとんどかからないため、予算に制約がある小規模事業者でも取り組みやすいでしょう。

しかし、手書きによる記録は時間がかかり、記入ミスや読み間違いのリスクも伴います。商品数が増えると台帳のページ数も膨大になり、目当ての情報を探すのに手間取ることもあります。さらに、台帳を紛失すると全ての記録が失われてしまうため、保管場所の管理も重要です。デジタル化が進む現代においては、他の方法と併用しながら段階的に移行することをおすすめします。

目視で直接確認する

目視による賞味期限管理は、最もシンプルで基本的な方法です。スタッフが定期的に売場や倉庫を巡回し、商品パッケージに記載された賞味期限を直接確認します。期限が近い商品を見つけたら、前面に陳列したり値引きシールを貼ったりして対応します。

目視チェックは特別な道具や費用が一切不要で、誰でもすぐに実践できる点が最大のメリットです。また、確認作業の過程で商品の状態や陳列状況もチェックできるため、品質管理や売場のメンテナンスも同時に行えます。

ただし、目視確認は人の目に頼る方法であるため、見落としや確認ミスが発生しやすく、特に疲労時や繁忙期には精度が低下する恐れがあります。取り扱い商品が多い店舗では、全ての商品を定期的に確認するには膨大な時間と労力が必要です。そのため、目視確認だけに頼るのではなく、他の管理方法と組み合わせることで、より確実な賞味期限管理体制を構築することが重要です。

賞味期限管理アプリの導入メリット

賞味期限管理アプリやシステムを導入することで、業務効率が大幅に向上し、さまざまなメリットを得られます。ここでは、特に重要な3つのメリットについて詳しく解説します。

• 作業時間の大幅な削減が実現できる
• 食品ロスと廃棄コストを削減できる
• 人的ミスを防いで管理精度が向上する

上記メリットを理解することで、アプリ導入の効果を具体的にイメージできるでしょう。

作業時間の大幅な削減が実現できる

賞味期限管理アプリの最大のメリットは、日々の確認作業にかかる時間を劇的に短縮できることです。従来の手作業による確認では、商品一つひとつを手に取って期限を確認し、台帳や表に記録する必要があり、多大な時間と労力を要していました。

専用アプリを導入すると、バーコードスキャンだけで商品情報と賞味期限を自動的に記録できます。さらに、期限が近づいた商品はアラート機能で自動的に通知されるため、定期的な全商品チェックが不要になります。この循環式の管理方法により、作業時間を大幅に削減することが可能です。

削減できた時間は、接客や売場づくり、商品開発といった付加価値の高い業務に振り向けることができます。特に人手不足が深刻化している現代において、限られた人員で効率的に業務を回せることは大きな競争優位性となります。実際に導入企業の事例では、賞味期限チェック作業が従来比で90パーセント以上削減されたケースもあり、その効果は非常に高いといえるでしょう。

食品ロスと廃棄コストを削減できる

賞味期限管理アプリの導入により、食品ロスと廃棄コストの大幅な削減が期待できます。アプリは期限が近づいた商品を自動的に検知し、適切なタイミングで値引き販売や店頭陳列の見直しを促してくれるため、期限切れによる廃棄を最小限に抑えられます。

従来の管理方法では、確認漏れや対応の遅れによって販売機会を逃し、結果として廃棄せざるを得ないケースが少なくありませんでした。しかし、アプリによるアラート機能があれば、期限の数日前から計画的に対策を講じることができ、販売チャンスを最大化できます。

また、蓄積されたデータを分析することで、商品ごとの廃棄率や売れ筋を把握し、発注量の最適化にもつながります。過剰発注を防ぐことで、そもそも廃棄対象となる商品を減らすことができるのです。食品ロスの削減は環境への配慮にもつながり、企業の社会的責任を果たす取り組みとしても評価されます。廃棄コストが年間で数十パーセントから数百パーセント削減された事例もあり、経営面でも大きなメリットがあります。

人的ミスを防いで管理精度が向上する

賞味期限管理アプリの導入により、人的ミスを大幅に減らし、管理精度を向上させることができます。手作業による確認では、どれだけ注意していても見落としや記録ミス、読み間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクがあります。

アプリによる自動管理では、バーコードスキャンで正確な商品情報を取り込み、システムが自動的に賞味期限を計算して管理します。このため、人為的なミスが入り込む余地が少なく、常に正確な在庫状況を把握できます。また、期限切れ商品を誤って販売してしまうといった重大なトラブルも防げます。

さらに、複数のスタッフが関わる業務でも、アプリを通じて情報を共有することで、引き継ぎミスや認識のズレを防ぐことができます。特に新人スタッフや経験の浅い従業員でも、アプリの指示に従うだけで適切な管理業務を遂行できるため、教育コストの削減にもつながります。管理精度の向上は顧客の信頼獲得にも直結し、ブランド価値の向上にも貢献する重要な要素です。

賞味期限管理アプリの選び方

賞味期限管理アプリを選ぶ際には、自社の業態や規模、課題に合ったツールを見極めることが重要です。ここでは、アプリ選定時に確認すべき4つのポイントをご紹介します。

• 自社の業種や業態に対応しているか確認する
• 既存システムとの連携性を確認する
• 導入後のサポート体制が充実しているか確認する
• 費用対効果を見極める

これらのポイントを押さえることで、導入後のミスマッチを防ぎ、効果的な運用が可能になります。

自社の業種や業態に対応しているか確認する

賞味期限管理アプリを選ぶ際には、まず自社の業種や業態に対応した機能を備えているかを確認することが大切です。食品スーパー、ドラッグストア、コンビニエンスストア、飲食店など、業種によって管理すべき商品の種類や数量、運用フローが大きく異なります。

たとえば、食品スーパーでは日配品や生鮮食品など賞味期限の短い商品を大量に扱うため、迅速なチェック機能と柔軟な値引き管理が求められます。一方、ドラッグストアでは医薬品や化粧品など賞味期限が比較的長い商品も多く、幅広い商品カテゴリに対応できるシステムが必要です。

アプリの導入事例を確認し、同業種での実績があるかどうかをチェックすることもおすすめです。実績のあるアプリであれば、業界特有の課題に対応したノウハウが蓄積されており、スムーズな導入と効果的な運用が期待できます。自社の業務フローや商品特性をしっかり把握した上で、最適なアプリを選択しましょう。

既存システムとの連携性を確認する

賞味期限管理アプリを選ぶ際には、既に導入している販売管理システムや在庫管理システムとの連携性を必ず確認しましょう。システム間でデータを自動的に連携できれば、二重入力の手間が省け、業務効率がさらに向上します。

たとえば、販売管理システムと連携することで、売上データと賞味期限情報を組み合わせた分析が可能になり、需要予測や発注計画の精度を高めることができます。また、在庫管理システムと連携すれば、リアルタイムで在庫状況を把握し、欠品や過剰在庫を防ぐことにもつながります。

連携がうまくいかない場合、手動でデータを移行する必要が生じ、かえって業務負担が増えてしまう恐れがあります。導入前には、既存システムのベンダーやアプリ提供会社に連携可能性を確認し、必要に応じてカスタマイズの可否も検討することが重要です。システム全体の最適化を図ることで、投資対効果を最大化できます。

導入後のサポート体制が充実しているか確認する

賞味期限管理アプリを導入する際には、提供会社のサポート体制が充実しているかを必ず確認しましょう。システムは導入して終わりではなく、運用開始後の定着支援やトラブル対応が成功の鍵を握ります。

充実したサポート体制を持つ提供会社であれば、導入時の初期設定や操作研修はもちろん、運用開始後も専任の担当者が定期的にデータを確認し、改善提案を行ってくれます。トラブルが発生した際にも迅速に対応してもらえるため、業務への影響を最小限に抑えられます。

特に賞味期限管理では、日々のデータ分析や予測精度の調整が重要になるため、単なるシステム提供だけでなく、継続的な伴走支援を受けられるかどうかが大きな差となります。問い合わせ窓口の対応時間や、オンサイトサポートの有無、マニュアルや研修プログラムの充実度なども事前に確認し、安心して長期的に利用できるパートナーを選ぶことが成功への近道です。

費用対効果を見極める

賞味期限管理アプリの選定では、初期費用や月額費用だけでなく、導入によって得られる効果を総合的に評価することが重要です。単純に価格が安いというだけで選ぶと、機能不足で期待した効果が得られない可能性があります。

費用対効果を見極めるためには、まず自社の現状を数値化しましょう。賞味期限チェックにかかっている作業時間、年間の廃棄金額、欠品による機会損失などを具体的に算出します。その上で、アプリ導入によってどれだけのコスト削減や売上向上が見込めるかをシミュレーションすることが大切です。

多くのアプリ提供会社では、導入前に無償のテスト導入や効果シミュレーションを実施してくれるサービスがあります。これらを活用することで、実際の業務環境での効果を確認でき、導入判断の精度が高まります。長期的な視点で投資回収期間を見積もり、自社にとって最もメリットの大きいアプリを選択しましょう。

まとめ

賞味期限管理は、食品を扱う事業者にとって顧客の信頼を守り、経営効率を高めるために欠かせない業務です。従来の手作業による管理では、時間と労力がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。しかし、専用のアプリやシステムを導入することで、作業時間の大幅な削減、食品ロスの抑制、管理精度の向上といった多くのメリットを得ることができます。

アプリを選ぶ際には、自社の業種に対応しているか、既存システムとの連携性、サポート体制の充実度、そして費用対効果をしっかりと確認することが重要です。適切なツールを選択し、効果的に活用することで、業務効率化と収益性の向上を同時に実現できるでしょう。

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