自動発注システムとは？仕組みや発注方式の種類、導入メリット・デメリットをわかりやすく解説

小売業や物流業界では、発注業務の効率化が重要な課題となっています。在庫確認から発注書作成まで、熟練担当者の経験と勘に依存しがちな発注業務は、属人化や業務負担の増大を招く要因です。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが自動発注システムです。本記事では、自動発注システムの基本的な仕組みから発注方式の種類、導入メリット・デメリット、成功のポイントまで体系的に解説します。自社の発注業務改善を検討する際の参考にしてください。

自動発注システムとは？仕組みや発注方式の種類、導入メリット・デメリットをわかりやすく解説

小売業や物流業界では、発注業務の効率化が重要な課題となっています。在庫確認から発注書作成まで、熟練担当者の経験と勘に依存しがちな発注業務は、属人化や業務負担の増大を招く要因です。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが自動発注システムです。本記事では、自動発注システムの基本的な仕組みから発注方式の種類、導入メリット・デメリット、成功のポイントまで体系的に解説します。自社の発注業務改善を検討する際の参考にしてください。

自動発注システムとは

自動発注システムの基本的な仕組みと、従来の手動発注との違いについて解説します。

• 自動発注の定義
• 手動発注との違い

自動発注の定義

自動発注とは、在庫データや販売実績に基づき、システムが発注作業を自動化する仕組みです。あらかじめ設定した発注ルールに従い、在庫が一定水準を下回った場合にシステムが発注を提案または実行します。

なお一般的な発注店方式では、発注点は「1日の平均出庫量×調達期間＋安全在庫」で計算されます。この計算式に基づいて適切な発注タイミングを判断し、欠品や過剰在庫を防ぐ仕組みです。

近年はPOSデータや倉庫管理システムと連動し、リアルタイムで在庫や販売状況を把握しながら発注判断を行うシステムも普及しています。

手動発注との違い

従来の手動発注は、担当者が在庫を目視で確認し、経験と勘に基づいて発注量を判断する方法です。熟練者であれば精度の高い発注が可能ですが、担当者のスキルに依存するため属人化しやすい傾向があります。

一方、自動発注システムでは、過去の販売データや在庫情報をもとにシステムが発注量を算出するため、誰が担当しても一定の基準で発注できます。

手動発注では発注漏れや計算ミスといったヒューマンエラーが発生しやすいですが、自動発注システムではこれらのリスクを大幅に低減できます。

自動発注システムの種類

自動発注システムには、商品特性や業務要件に応じた複数の発注方式があります。ここでは代表的な3つの方式を紹介します。

• 定量発注方式（発注点方式）
• 定期発注方式
• 需要予測型発注方式

定量発注方式（発注点方式）

定量発注方式は、在庫があらかじめ定めた発注点を下回ったタイミングで、一定量を発注する方式です。発注量を固定するため管理が容易で、自動化しやすい特徴があります。

消耗品や定番商品など、需要が比較的安定している商品の管理に適しています。一度発注量を決めてしまえば、発注時に都度計算する必要がなくなるため、業務の時短につながります。

ただし、発注量を固定するため、需要変動が大きい商品には向きません。季節変動がある商品は定期的なパラメータ見直しが必要です。

定期発注方式

定期発注方式は、毎週月曜日や毎月1日など、発注のタイミングを固定し、発注量を変化させる方式です。発注サイクルが一定のため、業務スケジュールを組みやすいメリットがあります。

発注量の計算式は以下の通りです。

発注量＝（調達期間＋発注サイクル期間）×需要推定量＋安全在庫−発注時の在庫量

単価が高い商品や需要変動がある商品の管理に適しています。ただし、毎回発注量を計算する必要があるため、定量発注方式と比較すると担当者の負担は大きくなります。

需要予測型発注方式

需要予測型発注方式は、AIや機械学習を活用し、過去の販売実績・天候・イベント情報などから需要を予測して発注量を算出する方式です。季節変動や特売の影響も加味した精度の高い発注が可能になります。

定量・定期発注方式と比較して、より細かな在庫最適化を実現できます。発注点や発注量をシステムが自動調整するため、需要の急上昇にも対応しやすいのが特徴です。

導入コストは高くなりますが、食品など廃棄ロスが課題となる商品に効果的です。

自動発注システムを導入するメリット

自動発注システムの導入により、発注業務の効率化だけでなく、在庫最適化やコスト削減など多面的な効果が期待できます。ここでは主要なメリットを解説します。

• 発注業務の負担軽減と省人化
• 欠品・過剰在庫の削減
• 業務の属人化解消
• 廃棄ロスの削減

発注業務の負担軽減と省人化

自動発注システムにより、在庫確認や発注書作成にかかる時間を大幅に削減できます。たとえば、*ヤオコーでは需要予測型自動発注システムの導入により、発注時間が3時間から25分に短縮され、85％の削減を実現しました（出典：日立製作所）。

また、セブンイレブンでは、AIを活用した発注数の自動算出システムにより、発注時間を1日あたり35分削減する効果が確認されています。

このようにして削減した時間を接客や売場改善など、より付加価値の高い業務に充てられるようになるため、人手不足に悩む小売業にとって、自動発注システムの導入は省人化を実現する有効な手段となるでしょう。

欠品・過剰在庫の削減

データに基づいた客観的な発注が実現することで、過剰在庫や欠品のリスクを低減できます。B-Luck自動発注の導入事例では、欠品率が当初の1.5％から0.7％にまで改善された実績も。

過剰在庫は保管スペースの圧迫、管理コスト増加、廃棄ロスの原因に、欠品は販売機会の損失に直結し、顧客満足度の低下を招きます。

自動発注システムにより適正在庫を維持することで、キャッシュフローの改善にもつながるでしょう。

業務の属人化解消

自動発注システムの導入によって、特定の担当者の経験や勘に依存した発注から脱却できます。システムが発注量を算出するため、担当者が不在でも業務が中断しません。

自動発注システムを使えば新人スタッフでも精度の高い発注が可能になり、人材育成の負担も軽減されるでしょう。また、誰が担当しても一定の基準で発注できるため、業務品質の標準化が実現します。

高齢化が進む日本で問題となっている、熟練担当者の退職や異動によるノウハウ喪失リスクも低減できます。

廃棄ロスの削減

賞味期限のある食品や季節商品は、適正在庫の維持が特に重要です。そこで需要予測に基づいた発注で、売れ残りによる廃棄を最小限に抑えられます。

静鉄ストアでは、AI自動発注サービスの導入により、担当者の発注業務の時間を60%削減するとともに、値引き・廃棄ロスも低減しました。

食品ロス削減は、コスト削減だけでなく環境負荷の軽減にも貢献するため、企業イメージの向上にも貢献するでしょう。

自動発注システム導入のデメリットと注意点

自動発注システムには多くのメリットがありますが、導入にあたっては注意すべき点もあります。ここでは主なデメリットと対策を解説します。

• 導入・運用コストがかかる
• 突発的な需要変動への対応が難しい
• データの正確性が前提となる

導入・運用コストがかかる

システムの導入には初期費用やランニングコストが発生します。特にAI需要予測型はより高度な分析が可能ですが、コストも高くなる傾向があるのがデメリットです。

そのため、導入前に費用対効果をシミュレーションし、投資回収期間を見極めることが重要です。まずは一部の商品カテゴリーから導入し、効果を検証しながら範囲を拡大する段階的なアプローチなども検討しましょう。

突発的な需要変動への対応が難しい

自動発注システムは基本的に過去データに基づく予測のため、予測困難な急激な需要変動には対応しきれない場合があります。天候急変、SNSでの話題化、災害時など、想定外の事態には人間の判断が必要です。

そのため、完全自動化ではなく、人間の判断を適切に介在させる運用が重要です。特売品や新商品など、過去データがない商品は手動で調整できる仕組みを整えておきましょう。

データの正確性が前提となる

自動発注の精度は、基盤となる在庫データの正確性に依存します。在庫データと実在庫に差異があると、適切な発注ができません。

そのため、物流センター在庫の場合はWMS（倉庫管理システム）、店舗在庫の場合はPOSや店舗在庫管理システムなど、在庫を管理する基幹システムとの連携により、正確な在庫データを把握することが重要です。自動発注の効果を最大化するには、まず在庫管理の基盤を整えることを忘れないようにしましょう。

自動発注システム導入を成功させるポイント

自動発注システムの導入を成功させるためには、事前準備と運用体制の整備が不可欠です。以下の5つのポイントを押さえることで、導入効果を最大化できます。

• 自社課題の明確化
• 発注方式の選定
• 在庫データの整備
• 段階的な導入
• 運用体制の整備

まず、自社課題の明確化が重要です。発注業務の負担軽減、欠品削減、廃棄ロス削減など、何を解決したいのかを明確にしましょう。

次に、発注方式の選定です。商品特性や需要変動に応じて、定量発注・定期発注・需要予測型から適切な方式を選択します。

在庫データの整備も欠かせません。在庫や店舗在庫管理システムとの連携により、リアルタイムで正確な在庫データを把握できる体制を構築しましょう。

段階的な導入も成功のポイントです。まずは一部の商品カテゴリーから導入し、効果を検証しながら範囲を拡大することで、リスクを抑えながら展開できます。

最後に、運用体制の整備が重要です。システムに任せきりにせず、定期的なパラメータの見直しと人間の判断を適切に介在させる運用を心がけましょう。

まとめ

自動発注システムは、発注業務の効率化と在庫最適化を同時に実現する有効な手段です。定量発注方式、定期発注方式、需要予測型発注方式など、商品特性に応じた方式を選択することで、欠品・過剰在庫の削減、業務の属人化解消、廃棄ロス削減といった効果が期待できます。

導入にあたっては、初期コストや運用体制の整備、データ精度の確保といった課題に対処する必要があります。まずは自社の課題を明確にし、段階的な導入を進めることで、リスクを抑えながら効果を最大化できるでしょう。

AI需要予測型自動発注システム「B-Luck」は、食品スーパー、ドラッグストア、ホームセンターなど幅広い小売業・卸売業に対応したクラウド型ソリューションです。

専任のデータ管理人による強力なサポート体制と柔軟なカスタマイズにより、導入から運用まで伴走支援を受けられます。一部店舗からの導入も可能なため、まずはシミュレーションで導入効果を確認してみてはいかがでしょうか。