受注発注とは？意味の違いから業務フロー、効率化の方法まで徹底解説

受注と発注は、ビジネスシーンで日常的に使われる言葉です。しかし、それぞれの意味や業務の流れを正確に理解している人は意外と少ないかもしれません。受発注業務は企業活動の基盤となるプロセスであり、適切に管理できなければトラブルの原因となります。

本記事では、受注と発注の違いから業務フロー、効率化の方法まで解説します。自社の業務改善の参考にしてください。

受注と発注の違いとは

受注と発注は対になる言葉で、取引における立場によって使い分けられます。どちらも商品やサービスの注文に関する用語ですが、その意味は明確に異なります。

ここでは、それぞれの定義と具体的な違いを整理しましょう。

• 受注とは
• 発注とは
• 受注と発注の違い一覧表

受注とは

受注とは、売り手側（ベンダー・サプライヤー）の立場で使用する言葉で、顧客から商品やサービスの注文を受けることを指します。

受注は電話やFAX、メール、オンラインシステムなど、さまざまな方法を含めた包括的な用語です。なお、受注業務には注文内容の確認から見積書の作成、在庫確認、受注伝票の作成など、細かな業務を含みます。

受注では品番や数量、納期などの情報を正確に把握しなければなりません。確認漏れは後工程でのトラブルに直結するため、細心の注意が必要です。

発注とは

発注とは、買い手側（バイヤー・顧客）の立場で使用する言葉で、取引先に対して商品やサービスの製造・納品を依頼することです。

発注は発注書（注文書）やオンラインシステムを通じておこなわれるのが一般的で、発注書には商品名、数量、単価、納期、支払条件などが明記されます。

なお企業活動では、受注した商品を顧客に届けるために、必要な部品や材料を別の業者に発注するケースも多くあります。つまり、同じ企業が場面によって受注側にも発注側にもなり得る点は押さえておきましょう。

受注と発注の違い一覧表

最後に受注と発注の違いを表にまとめました。

項目	受注	発注
意味	注文を受けること	注文を出すこと
立場	売り手側	買い手側
主な業務	注文受付、見積作成、納品	見積依頼、発注書作成、支払

両者の違いを端的に表すと、受注は「注文を受ける側」、発注は「注文を出す側」という立場の違いです。発注側の行為が受注側に届くことで、一つの取引が成立する仕組みとなっています。

受発注業務の基本的な流れ

受発注業務は見積もりから支払いまで、複数のステップで構成される一連のプロセスです。業種や企業規模によって詳細は異なりますが、基本的な流れは共通しています。

受注側・発注側それぞれの視点から、具体的なフローを解説します。

• 見積依頼・見積書の作成
• 発注・受注の確定
• 納品・検品
• 請求・支払い

見積依頼・見積書の作成

受発注業務の最初のステップは、見積依頼と見積書の作成です。発注側は必要な商品の仕様、数量、希望納期などを明確にし、取引先に見積もりを依頼します。

なおBtoB取引では、発注の時期や数量によって価格が変動するため、都度見積もりをおこなうのが一般的です。複数の企業から相見積もりを取得し、条件を比較検討するケースも少なくありません。

受注側は要望があれば都度見積書を発行し、発注側からの交渉を受けて値下げなどをし、その際は再度見積書を発行するという手順をとります。

発注・受注の確定

見積内容に発注側が納得すれば、正式な発注手続きに進みます。この場合発注側は発注書（注文書）を作成し、受注側に送付します。

受注側は発注書の内容を確認し、受注伝票を作成・保管しますが、この際注文を受けた意思表示として注文請書を送付することで契約が成立します。

なお注文請書の発行は法的義務ではありませんが、トラブル防止のために作成しておくのが推奨されています。

納品・検品

契約成立後、受注側は納期に合わせて商品の出荷・納品をおこないます。出荷時には出荷指示書を作成し、納品書を発行するのが一般的です。

発注側は届いた商品の数量や品質を確認する検品作業を実施します。注文内容と相違がないか、破損や不良がないかをチェックし、問題がなければ納品を受領します。

請求・支払い

納品完了後、受注側は請求書を発行し発注側に送付します。請求書には取引内容、金額、支払期限などを記載しましょう。

一方で発注側は請求内容を確認し、期限内に支払いをおこないます。支払いが確認できたら受注側は領収書を発行し、取引は完了です。

受発注業務でよくある課題

電話やFAXなどアナログな方法で受発注をおこなっている場合、さまざまな課題が発生しやすくなります。業務効率化を図る前に、現状の問題点を把握することが重要です。

多くの企業が直面する代表的な課題を紹介します。

• 手作業による入力ミス・伝達漏れ
• 業務の属人化
• 在庫管理との連携不足

手作業による入力ミス・伝達漏れ

電話やFAXで受けた注文を手作業でシステムに入力する場合、転記ミスが発生しやすくなります。品番の読み間違いや数量の入力ミスなど、些細なミスが重大なトラブルに発展することも珍しくありません。また、紙ベースの管理では情報共有にタイムラグが生じ、関係部署への連携が遅れる原因にもなります。

ミスが発生すると確認作業やクレーム対応に時間を取られますし、紙ベースの情報共有の遅さが原因で発送遅延が起こるかもしれません。

こうしたヒューマンエラーを削減するには、入力作業の自動化やダブルチェック体制の構築が求められます。

業務の属人化

受発注業務は属人化しやすい傾向があります。顧客ごとの取引条件や過去の経緯、暗黙の了承事項など文書化されない情報が増え、それを把握している人が「担当」のようになりやすいからです。

特定の担当者だけが内容を把握している状態では、不在時に適切な対応ができません。急な休暇や退職が発生した場合、業務が滞るリスクが高まり、引き継ぎにも多大な労力がかかります。

業務の属人化を防ぐには、マニュアルの整備や情報の可視化、業務プロセスの標準化が不可欠です。また、取引先と明文化されていないルールを作らないなど、取引先との間のやり取りも常に情報共有できる体制をとりましょう。

在庫管理との連携不足

受発注業務と在庫管理が連携していない場合、在庫状況をリアルタイムで把握できないという問題が生じます。これは、受発注と在庫管理を別々のシステムや部門で管理しているケースが多く、情報の反映にタイムラグが発生するためです。

たとえば、受注時点では在庫があると判断しても、実際には別の注文で引き当て済みだったというケースが起こり得ます。在庫不足による欠品は顧客の信頼を損ね、機会損失につながります。一方、過剰在庫は保管コストの増加や廃棄リスクを招くため、部門間でデータを一元管理する仕組みの構築が求められます。

受発注業務を効率化する方法

受発注業務の課題を解決するには、業務フローの見直しとシステム活用が有効です。自社の規模や業務内容に応じて、最適な方法を選択する必要があります。

代表的な効率化の手法を解説します。

• 業務フローの標準化・可視化
• 受発注システムの導入
• AI需要予測による発注の自動化

業務フローの標準化・可視化

効率化の第一歩は、現状の業務フローを可視化することです。フローチャートを活用して業務プロセスを図式化し、担当者や作業内容、課題を洗い出します。

業務を標準化することで、担当者による作業のばらつきがなくなり、誰でも同じ品質で業務を遂行でき、無駄な作業や重複工程を発見し、削減することも可能です。

可視化した業務フローをもとにマニュアルを作成すれば、新人教育や引き継ぎもスムーズにおこなえます。

受発注システムの導入

Web上で受発注を完結させるシステムを導入すれば、業務効率を大幅に向上できます。注文データがリアルタイムで共有され、手入力による転記ミスを削減可能です。

このためには基幹システムや在庫管理システムと連携させることで、受注から請求までの流れを自動化できます。ペーパーレス化により書類管理の手間も軽減され、検索性も向上するのがメリットです。

AI需要予測による発注の自動化

近年注目されているのが、AIを活用した需要予測による発注の自動化です。過去の販売データや天候、季節変動などをAIが分析し、最適な発注量を自動算出します。

欠品や過剰在庫を防ぎながら、発注業務の工数を大幅に削減できます。担当者の経験や勘に頼らない、データに基づいた発注が実現するため、属人化の解消にも効果的です。

小売業の発注業務を効率化するならB-Luck

小売業の発注業務を効率化するには、AI需要予測型自動発注システム「B-Luck」の活用が効果的です。食品スーパー、ドラッグストア、ホームセンターなど、幅広い業種に対応しています。

専任のデータ管理人による強力なサポート体制を備えており、導入から運用まで安心して任せることが可能です。各企業の業務特性に合わせた柔軟なカスタマイズにも対応しており、既存の業務フローを大きく変えることなく導入できます。

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まとめ

受注と発注は、取引における立場によって使い分けられる対の言葉です。受注は「注文を受ける」側、発注は「注文を出す」側を指し、受発注業務は見積もりから支払いまでの一連のプロセスで構成されます。

受発注業務は取引には欠かせない業務ですが、アナログでの管理は業務負荷や属人化、ミスの増加などデメリットが多いのも事実です。

特に人手不足に悩む小売業の方は、アナログの受発注を脱して、DXを進めるのがおすすめです。部分的なDXや基幹システムの導入、受発注ツールの利用など方法はさまざま。

自社の状況に合った効率化の方法を検討し、継続的な改善を進めていきましょう。