発注業務とは？基本的な流れから発注方式の種類、効率化のポイントまで解説

発注業務は、商品やサービスを取引先に注文し、納品・支払いまでを管理する重要な業務です。適切な発注ができなければ欠品や過剰在庫が発生し、コスト増加や機会損失につながります。特に小売業や製造業では、在庫管理と連動した発注の精度が経営効率を大きく左右します。

本記事では、発注業務の基本的な流れから発注方式の種類、よくある課題と効率化のポイントまで解説します。自社の発注業務を見直す際の参考にしてください。

発注業務とは

発注業務とは、取引先に対して商品やサービスの製造・納品を依頼する業務を指します。見積依頼から注文書の作成、納品確認、支払いまでの一連のプロセスが含まれ、仕入れ管理や支払い管理とも密接に関わっています。

発注は買い手側の立場でおこなう業務であり、注文を受ける「受注」とは対の関係です。受注業務が売り手側の視点であるのに対し、発注業務は買い手として必要な商品や資材を適切なタイミング・数量で調達することが求められます。

在庫管理や販売計画と連動した適切な発注は、欠品による機会損失を防ぎ、過剰在庫によるコスト増加を抑えます。発注業務の精度を高めることは、経営効率の向上に直結する重要な取り組みといえます。

発注業務の基本的な流れ

発注業務は、見積依頼から支払いまで複数のステップで構成されます。各工程で適切な処理をおこなうことで、取引先との信頼関係を維持しながら、スムーズな調達を実現可能です。

ここでは、発注業務の基本的な流れを4つのステップに分けて解説します。

• 見積依頼・取引先の選定
• 発注書の作成・送付
• 納品・検品
• 請求書の確認・支払い

見積依頼・取引先の選定

発注業務の最初のステップは、取引先への見積依頼です。必要な商品の品目、数量、希望納期などを明確にしたうえで、取引先に見積書の作成を依頼します。

複数の取引先に相見積もりを依頼することで、価格・納期・品質を比較検討できます。特に新規の取引先を選定する場合や、大口の発注をおこなう場合は、複数社の見積もりを取得することが重要です。

継続的な取引がある場合は、購買契約を締結して取引条件を固定しておくと、都度の交渉が不要になり業務効率が向上します。

発注書の作成・送付

見積内容に納得したら、発注書（注文書）を作成して取引先に送付します。発注書には品名、数量、金額、納期、支払条件など、取引に必要な情報を正確に記載する必要があります。

発注書は契約の申し込みを証明する書類となるため、記載内容に誤りがないか十分に確認することが重要です。品番の誤記や数量の間違いは、後のトラブルに直結します。

発注方法としては、電話、FAX、メール、Web発注システムなどがあり、取引先や自社の体制に応じて選択します。近年はWeb発注システムの導入が進み、業務効率化やミス削減に効果を発揮しています。

納品・検品

発注後、取引先から商品が納品されたら、速やかに検品作業をおこないます。納品された商品の数量が発注内容と一致しているか、品質に問題がないかを確認します。

破損や不良品があった場合は、早急に取引先へ連絡し、対応を協議しなければなりません。検品の遅れは返品や交換の対応を難しくするため、納品後できるだけ早く確認作業を完了させることが大切です。

納品書と発注書を照合し、品目・数量・金額に相違がないことを確認したうえで、納品を受領しましょう。

請求書の確認・支払い

納品が完了すると、取引先から請求書が届きます。請求書に記載された金額、支払条件、支払期限などが、事前に合意した内容と一致しているか確認しましょう。

内容に問題がなければ、支払期日までに支払いを実行します。支払いの遅延は取引先との信頼関係を損なうだけでなく、今後の取引条件に影響を及ぼす可能性がありますので、早めに支払いを実施してください。

そして支払い完了後は領収書を受領し、一連の取引が完了となります。

発注方式の種類と選び方

発注業務を効率的におこなうには、商品特性に応じた発注方式を選択することが重要です。発注方式によって管理の手間や在庫の最適化度合いが異なるため、自社の取り扱い商品に適した方式を見極める必要があります。

ここでは、代表的な発注方式とその選び方を解説します。

• 定量発注方式（発注点方式）
• 定期発注方式
• その他の発注方式

定量発注方式（発注点方式）

定量発注方式は、在庫が一定の水準（発注点）を下回ったときに、あらかじめ決めた数量を発注する方式です。「いくつ発注するか」を固定し、在庫量を基準に発注タイミングを判断します。

発注点は「1日の平均出荷量×調達期間＋安全在庫」という計算式で算出するのが一般的です。この数値を下回ったら発注するというルールを設けることで、在庫切れを防止できます。

定量発注方式は、需要が安定している商品や安価な消耗品に適しています。発注量が毎回同じなので手間がかからない一方、急な需要変動には対応しにくいというデメリットもあります。

定期発注方式

定期発注方式は、週1回や月1回など、あらかじめ決めたタイミングで発注をおこなう方式です。「いつ発注するか」を固定し、発注量は都度計算して決定します。

発注量は「（発注間隔＋調達期間）×予想消費量＋安全在庫－現在庫」という計算式で算出します。発注のたびに在庫状況と需要予測を確認し、適切な数量を発注します。

定期発注方式は、需要変動が大きい商品や高単価の重要商品に適しています。在庫の過不足を柔軟に調整できる反面、毎回の発注量計算に手間がかかる点がデメリットです。

その他の発注方式

定量発注方式と定期発注方式以外にも、商品特性に応じたさまざまな発注方式があります。

不定期不定量発注方式は、発注タイミングも発注量も固定せず、需要に応じて柔軟に発注する方式で、需要変動が大きく予測が難しい商品に向いています。同期化発注方式は、取引先と連携して定期的に定量を納品してもらう方式で、安定した供給体制を構築可能です。

分納発注方式は、生産計画や販売計画に合わせて発注を分割しておこなう方式です。大量発注による在庫リスクを軽減しながら、必要なときに必要な量を確保できます。商品の特性や調達条件に応じて、最適な発注方式を選択することが重要です。

発注業務を効率化する方法

発注業務には、手作業によるミスや属人化、部門間の連携不足など、さまざまな課題が存在します。これらの課題を解決し、業務効率を高めるためには、体制の整備とシステムの活用が有効です。

ここでは、発注業務を効率化するための具体的な方法を紹介します。

• 業務フローの標準化・マニュアル化
• 受発注システムの導入
• AI需要予測による発注の自動化

業務フローの標準化・マニュアル化

効率化の第一歩は、現状の業務フローを可視化し、標準化することです。発注業務のプロセスをフローチャートなどで図式化し、各工程の担当者や作業内容、課題を明確にしましょう。

具体的には発注点・発注量の基準、承認フロー、取引先への連絡方法などをルール化し、マニュアルとして整備します。これにより、担当者の経験やスキルに依存せず、誰でも同じ品質で発注業務をおこなえる体制を構築可能です。

業務の標準化は、属人化の解消や引き継ぎの効率化にも効果を発揮します。

受発注システムの導入

Web上で発注から納期管理までを一元化できる受発注システムを導入することで、業務効率を大幅に向上できます。発注書の作成、在庫確認、納期の追跡などをシステム上で完結させることが可能です。

これにより手入力の削減によりヒューマンエラーを防止でき、基幹システムとの連携によってデータの二重入力も解消されます。取引先との情報共有もリアルタイムでおこなえるため、コミュニケーションロスを削減できるでしょう。

ただし、自社フローに合わないシステムの導入でミスが増加したり、現場に混乱が起きるリスクがあることも忘れてはいけません。導入にあたっては、自社の業務フローや取引先の対応状況を考慮し、最適なシステムを選定することが重要です。

AI需要予測による発注の自動化

近年注目されているのが、AIを活用した需要予測による発注の自動化です。過去の販売データ、天候、季節変動、イベント情報などをAIが分析し、最適な発注量とタイミングを自動で算出します。

担当者の経験や勘に頼らず、データに基づいた発注が可能になるため、欠品や過剰在庫のリスクを大幅に低減できます。また、発注業務の工数削減にも効果があり、担当者はより付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。

AI需要予測は、属人化の解消や発注精度の向上に大きく貢献する手法として注目されているので、人手不足に悩んでいる場合は導入を検討してみても良いでしょう。

小売業の発注業務を効率化するならB-Luck

小売業の発注業務を効率化するには、AI需要予測型自動発注システム「B-Luck」の活用が効果的です。食品スーパー、ドラッグストア、ホームセンターなど、幅広い業種に対応しているのが強みです。

B-Luckは、過去の販売実績や気象データ、曜日特性などをAIが分析し、商品ごとに最適な発注量を自動算出します。専任のデータ管理人による強力なサポート体制を備えており、導入から運用まで安心して任せることが可能です。

各企業の業務特性に合わせた柔軟なカスタマイズにも対応しており、既存の業務フローを大きく変えることなく導入できます。一部店舗からのスモールスタートも可能で、導入効果のシミュレーションも実施しています。発注業務の効率化や在庫最適化を検討している方は、ぜひB-Luckの導入を検討してみてください。

詳しくはB-Luck公式サイトをご覧ください。

まとめ

発注業務は、見積依頼から支払いまでの一連のプロセスを管理する重要な業務です。適切な発注ができなければ、欠品による機会損失や過剰在庫によるコスト増加を招きます。

定量発注方式や定期発注方式など、商品特性に応じた発注方式を選択することが、在庫の最適化につながります。

手作業による入力ミスや業務の属人化、部門間の連携不足といった課題は、業務フローの標準化やシステム導入によって解決可能です。AI需要予測を活用した自動発注の仕組みを取り入れれば、発注精度の向上と工数削減を同時に実現できます。

自社の発注業務における課題を明確にし、段階的に効率化を進めていきましょう。