シフト作成をAIで効率化する方法とは？メリットや始め方、ツールの選び方を解説

小売業や飲食業の店舗では、毎月のシフト作成が店長や責任者の大きな負担になっています。スタッフの勤務希望をまとめ、繁閑に合わせて人員を配置し、スキルの偏りまで調整する作業には、多くの時間と経験が求められます。こうした手間を減らす手段として、AIを活用したシフト作成が注目されています。

本記事では、シフト作成をAIで効率化するメリットや具体的な始め方、自社に合うツールの選び方までをわかりやすく解説します。 シフト作成の負担軽減を検討する際の参考にしてください。

シフトをAIで作成できる？

シフトはAIを活用して作成できます。AIによるシフト作成とは、過去の売上実績や来客数、スタッフの勤務希望などのデータをもとに、必要な人員と作業の割り当てを考慮したシフト案を自動で生成する仕組みです。

ただし、すべてをAIに任せきりにできるわけではありません。AIが担うのは、膨大なデータの分析とシフト案の作成までで、最終的な確認や微調整は人がおこないます。スタッフ個々の事情や急な欠勤への対応など、現場の判断が必要な場面は残るため、AIと人が役割を分担する使い方が現実的です。とはいえ、ゼロからシフトを組む手間が大きく減るため、店長や責任者の負担軽減につながります。

シフト作成をAI化するメリット

シフト作成のAI化は、作業の手間を減らすだけでなく、店舗運営や人件費の面でも具体的な効果をもたらします。ここでは、AI化によって得られる主なメリットを3つ紹介します。

• シフト作成にかかる工数と時間の削減
• 繁閑に合った人員配置による人件費の最適化
• 店長依存の解消と業務品質の標準化

シフト作成にかかる工数と時間の削減

シフト作成をAI化する大きなメリットは、作成にかかる時間を大幅に減らせる点です。 AIが勤務希望の集計やシフト案の作成を担うため、店長が毎月何時間もかけていた作業を短縮できます。

たとえば、これまで紙やExcelで一人ひとりの希望を突き合わせていた作業を、AIがデータをもとに自動で組み立てます。空いた時間を接客や売場づくり、スタッフの育成といった業務へ振り向けられる点も、工数削減が生む効果です。

シフト作成の負担が軽くなれば、責任者が本来注力すべき店舗運営の業務に集中しやすくなります。

繁閑に合った人員配置による人件費の最適化

AI化したシフト作成は、来客数や売上の波に合わせた人員配置を実現し、人件費の最適化につながります。AIが過去のデータから時間帯ごとの忙しさを予測するため、必要な時間に必要な人数を配置しやすくなる仕組みです。

たとえば、来客が集中する時間帯には手厚く、落ち着く時間帯には少なめにと、メリハリのある配置を組めます。人手が余る時間帯の人件費を抑えつつ、忙しい時間帯の人手不足による販売機会の損失も防げる点が、経営面での効果です。

過剰な人員配置と人手不足の両方を避けられるため、限られた人件費を効率よく使えます。

店長依存の解消と業務品質の標準化

AIによるシフト作成は、特定の店長の経験や勘に頼らない運用を可能にします。 シフトを組む基準がデータとして仕組みに組み込まれるため、担当者が変わっても一定の質を保ちやすくなる点がメリットです。

たとえば、ベテラン店長の異動や退職があっても、AIが必要人員を算出する仕組みであれば、シフトの質が大きく下がる事態を避けられます。店舗ごとの配置のばらつきも抑えられるため、チェーン全体で安定した運営につながります。

経験の浅い担当者でも一定水準のシフトを組めるようになり、人材育成にかかる負担の軽減も見込めます。

AIでシフトを作成する方法【実践ステップ】

AIでのシフト作成は、いくつかの手順を踏むことで無理なく始められます。やり方にはExcelへのAI機能の追加や生成AIの活用などもありますが、ここでは専用ツールを使う場合を例に、これから始める人に向けた基本的な流れを5つのステップで紹介します。

• ステップ①：過去データと勤務希望を集める
• ステップ②：必要人員と作業量の条件を設定する
• ステップ③：AIでシフト案を自動生成する
• ステップ④：内容を調整して確定する
• ステップ⑤：運用しながら精度を高める

ステップ①：過去データと勤務希望を集める

シフト作成をAIで始める最初のステップは、土台となるデータを集めることです。AIは過去の売上実績や来客数、時間帯ごとの作業量といったデータをもとに予測をおこなうため、これらの情報を準備します。

あわせて、スタッフの勤務希望も収集します。AIの予測精度は、もとになるデータの質と量に左右されるため、正確なデータをそろえることが重要です。 POSデータや勤怠データを活用すれば、過去の傾向を効率よく集められます。

データが不足している場合は、まず数か月分の記録を蓄積するところから始めるとよいでしょう。

ステップ②：必要人員と作業量の条件を設定する

次のステップでは、シフトを組むうえでの条件を設定します。店舗が求める人員数や、レジ・品出し・発注といった作業ごとに必要な時間を、AIが計算できる形で入力する作業です。

たとえば、開店準備に何人、ピーク時間帯に何人といった人員要件や、スタッフごとの対応できる業務を登録します。条件を細かく設定するほど、AIは現場の実情に近いシフト案を生成できます。 法定休憩や連続勤務日数の上限など、労務上のルールもこの段階で反映させます。

最初から完璧を目指さず、運用しながら条件を調整していく前提で設定を進めます。

ステップ③：AIでシフト案を自動生成する

条件の設定が済んだら、AIにシフト案を自動生成させます。AIは集めたデータと設定した条件をもとに、必要人員や作業の割り当てを考慮したシフトの原案を短時間で作り上げます。

これまで店長が数時間かけて組んでいたシフトの骨格を、AIが数分で提示する場合もあります。手作業では難しかった、スキルの偏りや人件費まで考慮した配置を、AIが一度に組み立てられる点が強みです。 生成された案は、あくまでたたき台として扱います。

複数のパターンを生成できるツールであれば、条件を変えて見比べることも可能です。

ステップ④：内容を調整して確定する

AIが生成したシフト案を確認し、必要に応じて調整して確定します。AIはデータと条件にもとづいて案を作りますが、スタッフ個々の事情や直前の変更まではすべて反映しきれないためです。

たとえば、急な予定変更やスタッフ同士の相性、当日の特別な業務など、現場ならではの要素を人の目で補います。AIが作った原案をベースに微調整するため、ゼロから組むよりもはるかに短い時間で確定できます。 確定後は、スタッフへ速やかに共有します。

人の判断とAIの効率を組み合わせることで、納得感のあるシフトを無理なく作成できます。

ステップ⑤：運用しながら精度を高める

シフト作成のAI化は、一度導入して終わりではなく、運用しながら精度を高めていくものです。実際のシフトと現場の状況を照らし合わせ、ずれがあれば条件や設定を見直します。

たとえば、予測より忙しかった時間帯があれば人員要件を調整し、データを積み重ねることで予測の精度が上がっていきます。運用データが蓄積されるほど、AIはその店舗の特性に合ったシフトを提案できるようになります。 定期的な見直しを習慣にすると、より実態に合った配置に近づきます。

現場の声を反映しながら改善を続けることで、AIシフト作成の効果を引き出せます。

AI対応のシフト作成ツールを選ぶ際のポイント

AI対応のシフト作成ツールは、製品によって機能や対応範囲が異なるため、自社の店舗運営に合うかを見極めることが大切です。ここでは、導入を検討する際に確認したい3つのポイントを紹介します。

• 需要予測や売上データと連携できるか
• 自社の勤務形態や業種に対応しているか
• 導入後のサポート体制が整っているか

需要予測や売上データと連携できるか

AI対応のシフト作成ツールを選ぶときは、需要予測や売上データと連携できるかを確認しましょう。来客数や売上の波に合わせた人員配置には、販売データにもとづく予測が欠かせないためです。

たとえば、POSの売上データや発注システムの情報と連携できれば、繁閑に合ったシフトをより正確に組めます。販売データと人員配置がつながると、勘ではなく数値にもとづいたシフト作成が可能です。 発注や在庫管理のデータと連動するツールであれば、店舗業務全体の効率化にもつながります。

連携できるデータの範囲は製品ごとに異なるため、自社のシステム環境に合うかを確認しておきましょう。

自社の勤務形態や業種に対応しているか

自社の勤務形態や業種に対応しているかも、ツール選びで確認したいポイントです。半休や短時間勤務、複数店舗をまたぐ配置など、店舗によって求める要件は大きく異なります。

たとえば、細かな時間設定や多店舗での人員調整に対応していないツールでは、現場の実情に合わないシフトしか組めません。自社の働き方の実態に合った設定ができるツールを選べば、導入後も無理なく運用を続けられます。 飲食、小売、サービスなど、業種ごとの特性への対応も確認するとよいでしょう。

導入前に、自社の勤務パターンを再現できるかを試しておくと安心です。

導入後のサポート体制が整っているか

AIを活用したシフト作成ツールは、運用しながら設定を調整していくため、導入後のサポート体制も確認したいポイントです。社内にAIの専門知識がなくても、提供元の支援があれば運用を続けやすくなります。

たとえば、初期設定の代行や運用中の相談に応じてくれる体制があれば、つまずいたときも安心です。ツールの機能だけでなく、導入から定着までを支える伴走支援の有無が、運用の成否を分けます。 操作方法の研修やマニュアルの充実度もあわせて確認しましょう。

長く使い続けるツールだからこそ、提供元のサポート姿勢を見極めることが大切です。

シフト作成のAIならB-Luckにご相談ください

弊社が提供するB-Luckは、AI需要予測型自動発注を中核に、店舗運営の幅広い業務を支援するクラウドソリューションです。そのスイート機能の一つであるシフト管理では、必要作業時間や従業員のスキルに応じた作業の割り当てを反映し、シフトを自動で生成します。

B-Luckのシフト管理は、AI需要予測型自動発注の在庫情報や特売情報と連携できる点が特長です。繁閑に合った人員配置をシフトへ反映しやすく、発注から在庫管理、シフトまでを同じ基盤で効率化できます。半休など細かな時間設定にも対応し、単体での導入も可能です。

シフト作成の負担軽減や、人員配置の最適化に課題を感じている場合は、B-Luckの導入をぜひご検討ください。

まとめ

シフト作成のAI化は、過去のデータや勤務希望をもとに、必要人員と作業割り当てを考慮したシフト案を自動で生成する取り組みです。店長の経験と勘に頼っていたシフト作成を、データにもとづく効率的なものへと変えていきます。

AI化によって、作成工数の削減や人件費の最適化、店長依存の解消といった効果が見込めます。始める際は、データを集めて条件を設定し、生成された案を調整して確定し、運用しながら精度を高めるという流れで進めると無理がありません。ツールを選ぶ際は、データ連携や勤務形態への対応、サポート体制を確認しておくと安心です。

AIを活用したシフト作成で、店舗運営の負担軽減と人員配置の最適化をかなえましょう。