賞味期限管理表の作り方｜Excelの項目・関数とAIによる効率化を解説

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賞味期限管理表とは、商品ごとの賞味期限や在庫数、保管場所などを一覧にして管理する表のことです。期限切れによる廃棄や販売リスクを防ぎ、値引きや陳列変更などの対応を適切なタイミングでおこなうために使われます。

とはいえ、Excelで管理表を作ろうとすると、どの項目を用意すればよいか、関数でどこまで自動化できるかで迷う担当者も多いのが実情です。商品数が増えるほど、手作業だけでの更新には限界も出てきます。

本記事では、賞味期限管理表に必要な項目からExcelでの作り方、運用のポイント、AIやシステムによる効率化の方法までを、Excelで管理表を作成・運用する担当者に向けて解説します。自社の管理表を見直す際の参考にしてください。

賞味期限管理表とは？

賞味期限管理表とは、商品ごとの期限、在庫数、保管場所などを一覧にして管理する表です。期限切れを防ぐだけでなく、値引き・販売・廃棄などの対応を適切な時期におこなうために使用します。

賞味期限管理表を用意しておけば、担当者が変わっても同じ基準で確認や対応ができます。

なお、賞味期限と消費期限の違いについては、賞味期限管理とは？方法や注意点、アプリ活用について解説で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

賞味期限管理表に必要な項目

賞味期限管理表に必要な項目を一覧で紹介します。すべてを入れる必要はないので、扱う商品や運用方法に合わせて選びましょう。

• 商品を識別する項目
• 期限を確認する項目
• 在庫と保管場所を把握する項目
• 対応状況を記録する項目
• チェック履歴を残す項目

商品を識別する項目

商品を識別する項目には、次のような情報を設定しましょう。同じ商品でも期限やロットが異なる場合は、別の在庫として記録する必要があるためです。具体的には、以下のような情報を設定します。

• 商品コード
• 商品名
• カテゴリ
• ロット番号

これらの項目をそろえておけば、同じ商品名でもロットや期限が異なる在庫を、それぞれ正しく区別できます。

期限を確認する項目

期限を確認する項目には、次の情報を設定しましょう。

• 入荷日
• 製造日
• 賞味期限
• 残り日数

店舗独自の販売期限がある場合は、賞味期限と分けて管理する必要があります。

在庫と保管場所を把握する項目

在庫と保管場所を把握する項目には、次の情報を記録しましょう。

• 在庫数
• 売場
• 棚番号
• 冷蔵庫などの保管区分

期限の近い商品がどこに何個あるかを、確認できる状態にしておくことが重要です。

対応状況を記録する項目

対応状況を記録する項目には、「正常」「要確認」「期限切れ」などの状態と、値引き、移動、販売停止、廃棄などの対応内容を記録しましょう。

状態と対応をセットで残しておけば、確認から実際の行動までを1つの表で追えるようになります。

チェック履歴を残す項目

チェック履歴を残す項目には、確認日、担当者、対応日などを記録しましょう。誰がいつ確認したかを残しておけば、確認漏れや二重作業を防げます。

Excelで賞味期限管理表を作る方法

Excelで賞味期限管理表を作る際に押さえておきたい基本の方法を6つ紹介します。

• 1行につき1ロットで入力する
• 商品マスタと管理表を分ける
• 関数で残り日数を計算する
• 関数で対応状況を表示する
• 条件付き書式で期限を色分けする
• フィルターで確認対象を絞り込む

1行につき1ロットで入力する

Excelで賞味期限管理表を作るときは、1行につき1ロットで入力しましょう。「在庫1・期限1」「在庫2・期限2」のように列を横へ増やすと、検索や集計が難しくなるためです。たとえば、1行目に「牛乳、ロットA、賞味期限9/20、10個」、2行目に「牛乳、ロットB、賞味期限9/25、5個」のように分けて入力します。

同じ商品でも賞味期限が異なる場合は、ロットごとに行を分けておくことで、期限の近い在庫から正確に抽出できるようになります。

商品マスタと管理表を分ける

賞味期限管理表を作るときは、商品マスタと管理表を分けましょう。商品名やカテゴリを管理表に直接入力していると、表記ゆれや重複登録が起こりやすくなります。

たとえば、商品マスタに商品コードと商品名をひもづけて登録しておき、管理表側では商品コードを入力するだけで商品名が自動反映される、という分け方が代表的です。

入出庫まで管理する場合は、商品マスタ、入出庫履歴、入力用シート、在庫一覧の4つに分けておくと、情報が整理しやすくなります。

関数で残り日数を計算する

賞味期限までの残り日数は、関数を使って自動計算しましょう。DATEDIF関数は期限切れの日付でエラーが出やすいため、日付を直接引く方法を基本にします。具体的には、賞味期限がE2セルに入力されている場合、次の式で残り日数を表示できます。

=IF(E2=””,””,E2-TODAY())

この式を入れておけば、賞味期限までの残り日数が自動で更新されるため、手作業での計算が不要です。

関数で対応状況を表示する

対応状況も、関数を使って自動表示しましょう。賞味期限がE2セルの場合、次の式で期限切れ・要対応・正常を自動表示できます。

=IF(E2=””,””,IF(E2<TODAY(),”期限切れ”,IF(E2-TODAY()<=7,”要対応”,”正常”)))

7日前という基準はあくまで一例のため、商品や店舗の販売ルールに合わせて数値を変更しましょう。

条件付き書式で期限を色分けする

確認のしやすさを高めるには、条件付き書式で期限を色分けしましょう。色分けにより視認性を高めることで、目視によるミスを防ぐためです。

具体的には期限切れを赤、要対応を黄色にするなど、状態に応じて行やセルの色を変えます。

なお、色だけに頼ると判断しにくい場合があるため、文字によるステータスも併記したほうが安全です。

フィルターで確認対象を絞り込む

確認作業の時間を短縮するには、フィルターで確認対象を絞り込みましょう。「要対応」の商品だけを表示したり、賞味期限の近い順に並べ替えたりすれば、確認対象を絞り込めます。

賞味期限管理表を運用するポイント

賞味期限管理表は、作って終わりではなく運用の仕方で精度が変わります。運用のポイントを5つ紹介します。

• 入力する担当者とタイミングを決める
• 期限の近い商品から販売する
• 警告を出す日数を商品ごとに決める
• 確認後の対応を決めておく
• ファイルの保存場所と編集権限を統一する

入力する担当者とタイミングを決める

賞味期限管理表の運用では、入力する担当者とタイミングを決めましょう。後からまとめて入力すると、漏れや記憶違いが起こりやすくなるためです。具体的には、入荷時、品出し時、期限確認時など、いつ入力するかをあらかじめ決めておきます。

このように入力者とタイミングをルーティン化しておくことで、賞味期限管理表の更新漏れが起きにくく、また記憶違いによる入力ミスも防げます。

期限の近い商品から販売する

店頭での販売は、期限の近い商品から出すようにしましょう。入荷順だけで並べていると、後から入荷した商品の期限が先に入荷した商品より短い場合に、期限の近い商品が売れ残ってしまうためです。

具体的には、先に入荷した商品から出す「先入れ先出し」に加えて、期限の近い商品を優先する運用を組み合わせます。

このように運用を組み合わせておけば、入荷順だけでは防げない期限切れのリスクを減らせます。

警告を出す日数を商品ごとに決める

警告を出す日数は、商品ごとに個別に決めましょう。すべての商品を一律に7日前とするのではなく、保存期間や販売方法に応じて設定します。

確認後の対応を決めておく

管理表を確認したあとの対応も、あらかじめ決めておきましょう。対応方針を決めておかないと、要対応の商品を見つけても、その場での判断に時間がかかったり、担当者によって対応がばらついたりするためです。具体的には、要対応となった商品を、値引き、優先陳列、販売停止、廃棄のどれに回すかを、判断基準として残しておきます。

管理表を確認するだけで終わらせず、対応まで仕組み化しておくことが重要です。

ファイルの保存場所と編集権限を統一する

賞味期限管理表は、保存場所と編集権限を統一しておきましょう。複数の管理表が作られると、どれが最新か分からなくなるためです。具体的には、保存場所、ファイル名、編集できる担当者をあらかじめ決めておきます。

これらを統一しておけば、担当者が変わっても迷わずに最新の管理表を確認できます。

AI・システムで賞味期限管理表の作業を効率化する方法

賞味期限管理表そのものをAIが直接管理するわけではありません。AIは入力や需要予測を支援する役割を担い、期限の判定やアラートはシステムに設定したルールにもとづいておこなわれます。

• OCRで賞味期限を読み取る
• アラートで確認対象を絞り込む
• AI需要予測で過剰在庫を抑える
• AI値引で売り切りと利益を調整する

OCRで賞味期限を読み取る

入力の手間を減らすには、OCRで賞味期限を読み取りましょう。手入力では、商品数が多いほど時間がかかるうえ、読み間違いや入力ミスも起こりやすいためです。

たとえば、OCR（画像から文字を読み取る技術のこと）で、商品に印字された賞味期限をカメラなどで読み取り、そのまま入力することもできます。

詳しい仕組みは、賞味期限入力を効率化するには？手入力の限界とAI・OCR活用の進め方を解説を参考にしてください。

 

アラートで確認対象を絞り込む

確認作業の負担を減らすには、アラートで確認対象を絞り込みましょう。全商品を毎回確認していると、商品数が多いほど時間がかかり、確認漏れも起こりやすくなります。

具体的には、定期的に全商品を確認するのではなく、設定した期限に達した商品だけをチェックする仕組みです。

たとえばB-Luckの賞味期限チェックでは、アラートが出た商品だけを確認対象にする仕組みを採用しています。

こうした仕組みを取り入れれば、日々の確認にかかる時間を大幅に減らせます。

AI需要予測で過剰在庫を抑える

過剰在庫を防ぐには、AI需要予測を活用しましょう。経験や勘だけに頼った発注では、季節や天候の変化に対応しきれず、過剰在庫や期限切れにつながりやすいためです。

具体的にはAIに販売実績や曜日、季節、天候などのデータを読み込ませることで、必要な発注量を予測させます。

期限を管理するだけでなく、期限切れが起こりにくい在庫量にしておくという考え方で過剰在庫を抑えられます。

AI値引で売り切りと利益を調整する

売り切りと利益のバランスを取るには、AI値引の活用も検討しましょう。期限が近い商品を一律に大幅値引きすると、値引きロスが発生しやすくなるためです。

具体的には、AIに販売実績や在庫データを分析させることで、値引きのタイミングや金額を判断させます。

需要と利益のバランスを踏まえた値引きができれば、廃棄と値引きロスの両方を抑えられます。

まとめ

賞味期限管理表は、商品・期限・在庫・保管場所・対応状況をまとめ、1行につき1ロットで作成するのが基本です。項目を絞り込み、関数や条件付き書式を組み合わせれば、Excelでも実用的な管理表を作成できます。

Excelでの管理が難しくなってきた場合は、OCRやアラート、AI需要予測などの活用を検討しましょう。入力の手間や確認作業の負担を減らしながら、期限切れと過剰在庫の両方を抑えられます。

弊社ブライセンが提供するB-Luckは、賞味期限チェックからAI需要予測型の自動発注、AI値引までを備え、期限管理と発注・値引きの効率化を支援しています。期限チェックから発注・値引きまで一括で効率化したい場合は、資料をもとに自社に合った運用をかなえましょう。